Los Sistemas Integrados y sus beneficios para la industria ornamental

Con la llegada de la globalización al mundo de los negocios, y particularmente de tendencias tecnológicas como la industria 4.0 y la agricultura 5.0 hablando concretamente de la horticultura, las organizaciones se han visto obligadas a adaptarse a las nuevas tendencias de administración de procesos con el objetivo de generar una interrelación automatizada entre las diversas áreas productivas de una empresa que traen consigo una gran cantidad de información y métricas que le pueden permitir al empresario detectar áreas de oportunidad y hacer crecer su empresa.

Como su nombre lo indica, los sistemas integrados de la empresa son programas, softwares y/o aplicaciones que tienen por objetivo atender en conjunto las necesidades y también automatizar uno o varios procesos dentro de una empresa.

Podemos dividirlos en dos grandes subgrupos.

1. MIS (Management Information System)

Por sus siglas en inglés, se trata de sistemas de manejo de información, los cuáles se especializan en un área concreta de la empresa y hoy en día requieren de tener funciones API o de interconectividad para que puedan trabajar en conjunto con uno o varios MIS.

Ejemplos de sistemas MIS existentes:

a) CRM (Customer Relationship Management): Son programas enfocados en el manejo de bases de datos y atención al cliente, así como también del manejo de campañas de mercadotecnia y todo lo relacionado con el área comercial de una empresa.

El CRM dentro de la industria ornamental puede ser utilizado en invernaderos, tiendas de insumos, cadenas de autoservicio, florerías, despachos de diseño floral, arquitectura y paisajismo, principalmente en departamentos como ventas, mercadotecnia, marketing digital y relaciones públicas.

Como ejemplos de algunos sistemas CRM de calidad tenemos programas como ZOHO CRM Plus, V Tiger, HubSpot, Monday.com, entre otros.

HRS (Human Resource Systems): Estos se enfocan en el capital humano de la empresa y en estandarizar todos los procesos de reclutamiento, evaluación de empleados, así como también control de ingresos y salidas, entre otras funciones.

Dentro del ramo ornamental puede ser utilizado en el área de Recursos Humanos por empresas que manejan una cantidad grande de empleados permanentes y temporales, con el fin de llevar controles internos y seguimiento puntual del personal de todas las áreas de la empresa.

Algunos HRS destacados son Gusto, Sage HRMS, Intuit PayRoll y Bamboo HR.

a) SCMS (Supply Chain Management Systems): Principalmente utilizados en ingeniería, o empresas manufactureras para supervisar procesos productivos, gestionar el área de compras, control de inventarios, canales de información y todo lo que tenga que ver con la cadena de suministro de una empresa.

Esta tecnología es ideal para grandes pequeños, medianos y grandes productores, ya que les permitirá llevar control de inventarios, logística de transportación, sistemas de rastreo del producto (SKU), control de proveedores para el área de compras y les permitirá además estandarizar varios procesos logísticos y operativos en su cadena de valor.

Algunos softwares de SCMS populares son Oracle SCM, SAP Supply Chain,  Master DHL Resilience 360, Ramco SCM, JDA supply chain now, entre otros.

• Sistemas de Contabilidad, Finanzas e Impuestos: Son sistemas de control contable que ayudan al área financiera de la empresa con la elaboración de análisis financieros, reportes, así como llevar el registro fiscal de la empresa.

Este tipo de sistemas son ampliamente recomendados para cualquier tipo de empresa, sin importar su sector, ya que la salud financiera y el manejo contable son procesos clave en cualquier nicho de negocios.

Algunos ejemplos de softwares contables utilizados en México son Alegra, CONTPAQ, Aspel, CYMA, entre otros.

2. Sistemas ERP (Enterprise Resource Planning).

Los sistemas ERP se podrían describir como un compilado de sistemas MIS dentro de un solo sistema, es decir, son multi-funcionales, abarcan todas las áreas productivas de una empresa y la información recaudada de cada área se complementa con la de otras áreas, con el fin de estandarizar todos los procesos dentro de una empresa.

¿El ERP es exclusivo para empresas de gran tamaño?

No, hoy en día existen sistemas ERP hechos a la medida, con paquetes muy bien definidos que se pueden adaptar a las necesidades de una pequeña, mediana o gran empresa, por ejemplo, la mundialmente conocida SAP, cuenta con sistemas ERP que se adaptan a cualquier empresa, sin importar su tamaño, ya que previo a su contratación, los desarrolladores se dedican a recabar toda la información que les sea posible con el fin de ofrecerte el mejor paquete.

Los precios de los sistemas ERP son muy variables, fluctúan desde los $15,000 MXN tratándose de pequeñas empresas hasta más de $1,000,000 MXN si se trata de grandes corporaciones, cabe resaltar que los precios varían mucho dependiendo de tus necesidades específicas.

¿Qué pasos debo seguir para implementar un ERP en mi empresa?

1. Definir a detalle todos los procesos productivos de la empresa.
2. Hacer análisis financiero para determinar la viabilidad del proyecto.
3. Establecer una arquitectura de ERP correcta (segmentación de áreas y departamentos).
4. Clarificar los flujos de información.
5. Analizar opciones y elección de proveedor.
6. Pasar el proyecto a desarrollo
7. Fase de pruebas y corrección de errores
8. Puesta en marcha de ERP
9. Mantenimiento del ERP.

¿Qué complejidad tiene el manejo de un sistema ERP?

El desarrollo e implementación de un sistema ERP, así como su mantenimiento debe ser llevado a cabo por expertos en programación, o el departamento de Tecnologías de la Información, desde luego, al muchas empresas no contar con expertos en estas áreas, optan por la sub-contratación de estos servicios.

El manejo cotidiano del ERP o cualquier MIS debe ser sencillo, una vez tomadas las capacitaciones correspondientes, además, los programas de hoy están pensados para ser intuitivos, no complejos y como una solución llave en mano para que el experto en un área determinada pueda operar sin problema alguno, cabe resaltar que un buen sistema ERP o MIS debe contar con centros de soporte técnico y de atención personalizada, con el fin de que tu experiencia sea favorable, amigable y sencilla.

Sistemas especializados en agricultura y horticultura

 Algunas funcionalidades que pueden incluir los sistemas especializados en el manejo de producciones para la horticultura y la agricultura, además de las funciones administrativas son:

• Softwares de control de fertirriego

Un sistema automatizado de riego y fertilización (fertirriego) resulta imprescindible para obtener el máximo rendimiento posible de un invernadero. Actividades como la distribución localizada del agua necesaria a cada planta, en las horas más críticas y a idénticos intervalos de tiempo garantiza una salud vegetativa óptima y por ende una fructificación cercana a la ideal, aumentando de esta forma los rendimientos al tope más alto posible.

• Softwares de control de clima

En un invernadero las variables climáticas básicas (humedad relativa y temperatura) resultan fácilmente regulables aplicando las tecnologías adecuadas con sus softwares acompañantes.

Existen softwares que además de monitorear los parámetros internos mediante sensores bien distribuidos, también se vinculan a estaciones meteorológicas cercanas para determinar qué variante a aplicar con vistas a mantener las condiciones internas en su nivel óptimo.

• Control de productos perecederos y pronóstico de demanda.

Existen sistemas capaces de regular el tiempo de vida útil de un producto, que además nos avisará el tiempo límite que este puede permanecer en inventario, con el fin de que cumpla con la vida útil estimada en anaquel y en consumidor final.

Además, gracias a toda la estadística con la que se alimente al ERP, este podrá elaborar pronósticos de la demanda, establecer temporalidades ideales para la siembra de una planta, entre otras actividades relacionadas al control y manejo de inventarios.

Algunos softwares recomendados para aquellos empresarios que se encuentran en el ramo agrícola son: Agroptima, Tambero, Agrosoft, Agrocontrol, Solmicro, entre otros.

Como podemos observar, los sistemas integrados de la empresa son muy variados y específicos, podemos encontrar sistemas especializados en cualquier sector mercantil yendo de lo general a lo particular, lo cual nos puede atraer grandes beneficios, ahorros y ganancias en un mediano a largo plazo si detrás de su implementación hay un buen registro de procesos en la empresa y que nosotros podamos detectar en dónde es necesario implementar un sistema de control de esta naturaleza.

Háganos saber en los comentarios si en su invernadero, centro jardinero, florería o cualquiera que sea su negocio relacionado al sector ornamental hace uso de alguno de estos sistemas y cómo le han ayudado.

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Referencias:

• ¿Qué puede hacer un ERP por mi empresa agrícola?, Agr. Hernán E. Laurentin T. (M. Sc., Ph. D.), 2021, extraído de:

https://universidadagricola.com/que-puede-hacer-un-erp-por-mi-empresa-agricola/

• Sistemas Integrados de la Empresa, 2019, Mtro. Miguel Montes Mendoza, Profesor de la Universidad Anáhuac Querétaro, recopilación.